Mục lục

I. Tổng quan về HDDT

1. Quá trình triển khai hóa đơn điện tử trên thế giới và tại Việt Nam

       Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng, cung ứng dịch vụ đã và đang được thực hiện tại nhiều quốc gia trên thế giới. Theo báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử năm 2017 của Tổng cục Thuế (1), việc sử dụng hóa đơn điện tử của một số nước điển hình:

Liên minh châu Âu là một trong những nơi áp dụng hóa đơn điện tử sớm, tuy nhiên tỷ lệ áp dụng hóa đơn điện tử giữa các quốc gia thành viên lại có sự khác biệt. Các nước tiên phong thực hiện hóa đơn điện tử là Thụy Điển, Đan Mạch, Phần Lan… Một số nước khác ở châu Âu đã sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp của họ ngay cả khi cộng đồng châu Âu chưa áp dụng việc sử dụng này một cách rộng rãi. Từ năm 2002, Ủy ban châu Âu đã thực hiện mục tiêu sử dụng hóa đơn điện tử trong Kế hoạch Hành động châu Âu và sau đó triển khai trong Nhóm Chuyên gia Ủy ban châu Âu nhằm mục tiêu phát triển cơ cấu tổ chức Hóa đơn điện tử tại châu Âu (EEI) giai đoạn 2008 – 2009. Năm 2014, Liên minh châu Âu đã ban hành một số chỉ thị yêu cầu các cơ quan chính quyền ở 28 quốc gia thành viên sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch giữa doanh nghiệp và Chính phủ.

Tại châu Á điển hình là Singapore, chính phủ nước này đã đưa hóa đơn điện tử vào triển khai từ năm 2003. Năm 2008, Chính phủ đã yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Chính phủ bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp tại đất nước này cũng đã và đang sử dụng rộng rãi hình thức này.

Ở Hàn Quốc, năm 2008, cơ quan thuế thiết lập tổ công tác nghiên cứu triển khai hóa đơn điện tử, và đến năm 2011, các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân bắt buộc phải tham gia. Năm 2012, các cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hơn 20 tỷ VND (1 triệu KRW)/năm bắt buộc phải phát hành hóa đơn thuế điện tử. Đến năm 2014, mở rộng việc bắt buộc phát hành hóa đơn thuế điện tử tới cá nhân có doanh thu lớn hơn 5,7 tỷ VND (300.000 KRW).

Tại Đài Loan, hóa đơn điện tử được áp dụng thí điểm vào năm 2000 tại Trung tâm Dữ liệu và được áp dụng rộng rãi từ năm 2006. Một đầu tàu kinh tế khác của châu Á là Trung Quốc đang trong lộ trình xây dựng ngành thuế điện tử theo chiến lược số hóa quốc gia.

Ở các nước Mỹ La tinh, Mexico cũng là một quốc gia áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử. Năm 2010, mô hình xuất hóa đơn điện tử qua Internet (CFDI)  được công bố. Năm 2011, các công ty có doanh thu lớn hơn 4 triệu peso phải áp dụng CFDI. Năm 2014, Mexico triển khai bắt buộc áp dụng CFDI với các công ty có doanh thu từ 250,000 peso trở lên.

Như vậy có thể thấy, hầu hết các nước có nền kinh tế và công nghệ phát triển, hóa đơn điện tử cũng dần triển khai đồng loạt hóa đơn điện tử và ngày càng sử dụng phổ biến hơn.

          Quá trình triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

          Nằm trong chủ trương số hóa quốc gia, đẩy mạnh đưa khoa học công nghệ vào khối hành chính công và các hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được nhắc đến từ lâu, nhưng phải đến năm 2010, khi Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ban hành thì HĐĐT mới thực sự được chú ý.

Tiếp theo đó, năm 2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cùng với Nghị định 51/2010/NĐ-CP, đây là hai cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan Thuế tổ chức mô hình sử dụng HĐĐT. Cũng trong năm này, Bộ Tài chính – Tổng cục Thuế đã đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin và lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm uy tín thực hiện thí điểm HĐĐ

Năm 2016, việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế tiếp tục được mở rộng từ tiền đề và cơ sở là các quy định pháp lý do ngành Thuế xây dựng như: Thông tư hướng dẫn về HĐĐT, HĐĐT có mã số xác thực với đầy đủ các nguyên tắc triển khai, nguyên tắc phân loại đối tượng sử dụng HĐĐT; chia sẻ, kết nối thông tin về hóa đơn với cơ quan Thuế…

Năm 2018 đánh dấu bước tiến quan trọng đối với sự phát triển và phổ biến của HĐĐT với việc Nghị định 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung và hoàn thiện các quy định pháp lý về HĐĐT, làm rõ phạm vi áp dụng, đối tượng áp dụng và phân loại HĐĐT. Đặc biệt, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định cụ thể thời hạn 24 tháng (1/11/2018-1/11/2020) để chuyển đổi toàn bộ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh trên toàn quốc sớm tìm hiểu và triển khai hóa đơn điện tử. (2)

2. Khái niệm Hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC (3) ngày 14/3/2011 hướng dẫn về phát hành, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa; cung ứng dịch vụ; được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

3. Các bên liên quan tới cung cấp HĐĐT

Theo quy định chung trên thế giới, liên quan tới hóa đơn điện tử bao gồm các bên sau đây:

  • Nhà cung cấp thanh toán hóa đơn (Biller payment provider – BPP) – Một đại lý của người lập hoá đơn chấp nhận thông tin chuyển tiền thay mặt Biller.
  • Nhà cung cấp dịch vụ Biller (BSP) – Một đại lý của nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ cho Biller.
  • Consolidator – Một nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hợp nhất các hóa đơn từ nhiều Billers hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn khác (BSP) và cung cấp cho họ để trình bày cho nhà cung cấp dịch vụ khách hàng (CSP).
  • Nhà cung cấp dịch vụ khách hàng (CSP) – Một đại lý của khách hàng cung cấp giao diện trực tiếp cho khách hàng, doanh nghiệp hoặc người khác để trình bày hóa đơn. CSP tuyển chọn khách hàng, cho phép trình bày và cung cấp chăm sóc khách hàng, cùng với các chức năng khác.

II. Các văn bản pháp lý về HDDT

1. Các căn cứ pháp lý

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn ngày càng được triển khai áp dụng rộng rãi, giúp việc phát hành, xuất, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn của các doanh nghiệp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Dù công ty bạn đã sử dụng, sắp sửa hay vẫn chưa sử dụng hóa đơn điện tử thì cũng cần phải tìm hiểu rõ về hóa đơn điện tử cũng như những căn cứ pháp lý của loại hóa đơn này.

Việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử được xây dựng dựa trên các căn cứ pháp lý sau:

  • Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  • Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
  • Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử.

2. Cơ sở pháp lý

Việc sử dụng và triển khai hóa đơn điện tử được Chính phủ đề ra chủ trương, lộ trình và xây dựng cơ sở pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp cần phải đặc biệt quan tâm và chú ý, để tránh những thiếu sót, sai sót đáng tiếc sau này. Cơ sở pháp lý của HĐĐT được thể hiện trong các văn bản sau:

 Các văn bản do Chính phủ ban hành bao gồm: (4)

  • Luật Giao dịch điện tử 2005 Ngày 29/11/2005 quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Bộ Tài Chính quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa , cung cấp dịch vụ; quyền hạn, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Các văn bản do Bộ tài chính ban hành bao gồm: (4)

  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Đối tượng sử dụng

Đối tượng sử dụng HĐĐT khá đa dạng và không giới hạn ngành nghề, lĩnh vực, là các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

  • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
  • Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
  • Tổ chức khác;
  • Hộ, cá nhân kinh doanh.
  • Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn ví dụ như điện, nước, viễn thông, truyền hình
  • Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố
  • Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố
  • Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế.

III. Mục đích và lợi ích của HDDT

1. Mục đích

Mục đích chính sử dụng hóa đơn điện tử là để thay thế hóa đơn giấy truyền thống, khắc phục những nhược điểm của hóa đơn giấy. Do đó, chúng ta cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này để thấy được sự tối ưu hóa của HĐĐT:

Về quy trình làm việc, đối với HĐĐT rất đơn giản và tiết kiệm thời gian: do các doanh nghiệp, đơn vị trung gian đã đăng ký các thông tin với cơ quan thuế từ trước nên quá trình xuất hóa đơn từ sau rất nhanh chóng, đồng thời việc gửi HĐĐT đã xuất cho người mua cũng trở nên dễ dàng thông qua mail, internet. Còn quy trình làm việc với hóa đơn giấy thì phức tạp và tốn thời gian: các doanh nghiệp phải làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in, xuất hóa đơn, đưa liên 2 cho người mua.

Về tính bảo mật, HĐĐT có tính bảo mật cao, dễ dàng, thuận tiện hơn cho cơ quan thuế quản lý, hạn chế tình trạng gian lận của các đơn vị. Hóa đơn giấy thì rất dễ để làm giả, và gian lận, thậm chí tình trạng gian lận hóa đơn giấy hiện nay đang rất nhiều và bất cập, hậu quả nghiêm trọng.

READ  【Tháng Sáu 2022 】Phân biệt cáp quang FTTH và cáp quang FTTB | Avolution.com.vn

Về mặt chi phí, chi phí lưu trữ, tra cứu, truyền tải của HĐĐT thấp hơn rất nhiều, do HĐĐT được lưu trữ trong các thiết bị, bộ nhớ máy tính của đơn vị nên việc lưu trữ, truyền tài trở nên gọn nhẹ và dễ dàng, việc tra cứu trở nên đơn giản, thay vì lục tung từng hóa đơn giấy để tìm thì đối với HĐĐT đơn giản chỉ cần một cú click chuột. Đối với hóa đơn giấy, đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, số lượng hóa đơn giấy rất nhiều, chiếm nhiều không gian lưu trữ, do đó tốn nhiều chi phí.

Về việc sai sót không đáng có xảy ra, HĐĐT giúp giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn do dữ liệu đầu vào kết nối trực tiếp với dữ liệu bán hàng. Còn hóa đơn giấy rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót do làm thủ công hoặc bán thủ công.

Về đào tạo, HĐĐT yêu cầu người dùng thông thạo về cả nghiệp vụ hóa đơn giấy bình thường và phải đào tạo thêm về nghiệp vụ hóa đơn điện tử, kỹ năng tin học văn phòng, giúp người dùng trau dồi được kỹ năng và có thêm kinh nghiệm. Hóa đơn giấy thì rất đơn giản, chỉ cần đào tạo phần hóa đơn giấy thông thường, thực hiện hoàn toàn bằng viết tay.

Đối với cơ quan thuế, HĐĐT giúp giảm thiểu quá trình lưu trữ, đơn giản hơn trong quá trình đối chiếu, quản lý hóa đơn doanh nghiệp. Hạn chế của hóa đơn giấy khiến cơ quan thuế tốn nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đối chiếu.

Như vậy có thể thấy so với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử có rất nhiều ưu điểm nổi trội, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguồn lực kế toán trong công tác tạo, lập, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử. Chính vì vậy việc sử dụng HĐĐT đang là xu hướng chung của các quốc gia trên toàn thế giới.

2. Lợi ích

Hóa đơn điện tử trong công tác kế toán là một trong những ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại, giúp kế toán bắt kịp với xu hướng của thời đại công nghệ số, tinh gọn và giảm bớt công việc thủ công. HĐĐT mang lại nhiều lợi ích không chỉ đối với các doanh nghiệp, đối với các cơ quan nhà nước, mà còn đối với xã hội:

Thứ nhất, đối với các doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có rất nhiều lợi ích, điển hình là các lợi ích sau:

– Lợi ích lớn nhất đối với doanh nghiệp là giúp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi và việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn. Tiết kiệm các chi phí như: chi phí mua tập hóa đơn giấy; chi phí vận chuyển hóa đơn cho khách hàng, chi phí phát hành hóa đơn… Doanh nghiệp và khách hàng không mất thời gian chờ đợi hóa đơn vì xuất hóa đơn HĐĐT thì kế toán chỉ mất vài phút, thậm chí vài giây và khách hàng sẽ nhận được liền ngay sau đó; doanh nghiệp cũng không mất không gian để lưu trữ bảo quản như hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí liên quan đến việc tranh chấp hóa đơn; việc lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật hơn, ko xảy ra trường hợp cháy, mất hay hỏng hóa đơn và HĐĐT hoàn toàn được lưu trữ vĩnh viễn. Việc doanh nghiệp quản lý và theo dõi hóa đơn dễ dàng và tiện lợi hơn do có thể lập, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị điện thoại và máy tính, do đó giúp công việc của kế toán được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả hơn.

– Giúp doanh nghiệp tuân thủ các thủ tục hành chính thuế dễ dàng hơn, tiết kiệm hơn. Cụ thể là khi doanh nghiệp sử dụng HĐĐT thì doanh nghiệp cũng thực hiện điện tử các thủ tục hành chính thuế. Doanh nghiệp không cần phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như khi sử dụng hóa đơn giấy nữa, vì phần mềm tạo hóa đơn điện tử đã cho phép tự xác định số lượng HĐĐT mà doanh nghiệp sử dụng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế GTGT vì phần mềm tạo HĐĐT tự động liên kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng (chức năng này tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán).

– Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì khách hàng của doanh nghiệp sẽ thấy tin tưởng và an tâm hơn, do họ có thể chủ động kiểm tra được các thông tin của nhà cung cấp trên hệ thống của cơ quan thuế, hạn chế được tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp, công ty ảo.

Thứ hai, đối với các cơ quan quản lý. Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về HĐĐT để phục vụ cho việc thanh, kiểm tra thuế và phân tích rủi ro về thuế của các doanh nghiệp. Đồng thời, giúp hạn chế được việc xuất hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn vì khi cán bộ thuế nhập thông tin về các doanh nghiệp này thì phần mềm sẽ tự động dừng không cho phép các doanh nghiệp này xuất HĐĐT nữa. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp giảm thời gian, thủ tục hành chính khi các cơ quan quản lý khác của Nhà nước cần kiểm tra đối chiếu hóa đơn.

Thứ ba, đối với xã hội. Tình trạng mua bán hóa đơn giấy đang là tình trạng diễn ra ngầm khá phổ biến và khó ngăn chặn triệt để. Việc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn khống,…giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của khách hàng do họ được sử dụng các hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng; đồng thời hạn chế được tình trạng gian lận thuế, mua bán hóa đơn giấy độn chi phí, nhờ HĐĐT mà các giao dịch được thực hiện minh bạch; tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, đồng thời hoàn thiện chương trình thương mại điện tử, bán hàng qua mạng, gửi hóa đơn qua mạng.

IV. Tổng quan về tình hình sử dụng HĐĐT và thị trường cung cấp dịch vụ HĐĐT ở Việt Nam

1. Tổng quan tình hình sử dụng HĐĐT

Thương mại điện tử và thời đại công nghệ số là xu thế của thế giới, ngày càng được mở rộng và phát triển. Việt Nam cũng đang hướng đến thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại để bắt kịp với thế giới.

Chứng từ điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán được coi là một trong những thành phần quan trọng của thương mại điện tử. Trong đó, hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ điện tử giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với thương mại điện tử dễ dàng hơn. Đồng thời, việc triển khai HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế đã, đang và sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan Thuế.

Theo ước tính sơ bộ của Tổng cục Thuế, mỗi năm sử dụng trên 4 tỷ hóa đơn giấy, với chi phí để in 1 hóa đơn giấy là khoảng trên 1.000 đồng/hóa đơn. Như vậy, tương ứng với số lượng 4 tỷ hóa đơn/năm thì chi phí mỗi năm bỏ ra để in hóa đơn lên đến trên dưới 4.000 tỷ đồng. Trong khi đó, nếu sử dụng HĐĐT, số tiền mà doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra ¼ số tiền đó, tức là đã có thể tiết kiệm được khoảng 3.000 tỷ đồng/năm.

Chính bởi lợi ích mà HĐĐT mang lại nên tình hình sử dụng HĐĐT ngày một tăng lên,  số lượng doanh nghiệp sử dụng HĐĐT và số lượng HĐĐT được sử dụng qua các năm có sự tăng trưởng mạnh mẽ. Cụ thể: Số lượng DN sử dụng hóa đơn đặt in tăng từ 382.938 DN năm 2012 lên 659.940 DN năm 2017, tức năm 2017 tăng 72,33% so với năm 2012; còn số lượng DN sử dụng hóa đơn tự in nhìn chung có xu hướng giảm trong giai đoạn 2012-2015, từ 13.901 DN năm 2012 xuống 11.417 DN năm 2015, sau đó lại tăng lên 14.503 DN năm 2017, tức năm 2017 chỉ tăng 4,33% so với năm 2012. Tuy nhiên bên cạnh đó, số lượng DN sử dụng HĐĐT tăng vọt lên nhanh chóng từ chỉ 44 DN năm 2012 lên 5.245 DN năm 2017, tương ứng tăng 11.820% tức tăng gấp 118,2 lần so với năm 2012.

Tương ứng với số lượng DN sử dụng HĐĐT tăng vọt thì số lượng HĐĐT được sử dụng cũng tăng, với tỷ trọng số lượng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012 – 2017 tăng dần qua các năm, từ 0,003% năm 2012 lên 12,97% năm 2017, tức tăng 12,967% so với năm 2012.

Bên cạnh đó, số lượng DN sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế và số lượng HĐĐT có mã xác thực cũng đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Trong thời gian đầu thực hiện thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế tại 2 TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, số lượng DN sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế tăng lên (Hà Nội: tăng từ 67 DN năm 2015 lên 102 DN năm 2017; TP. Hồ Chí Minh: tăng từ 100 DN năm 2015 lên 116 DN năm 2017) và số lượng HĐĐT đã được cấp mã xác thực cũng tăng lên nhanh chóng. (5)

Từ những số liệu trên cho thấy tình hình sử dụng HĐĐT ngày càng tăng, kết quả này không chỉ do việc triển khai lộ trình sử dụng HĐĐT của Chính phủ mà còn là do nhu cầu của chính các doanh nghiệp. Do đó để đáp ứng nhu cầu của DN, các nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT luôn đồng hành, đóng vai trò trung gian hỗ trợ doanh nghiệp với dịch vụ HĐĐT từ A đến Z, DN giờ đây không cần phải lo lắng, bỡ ngỡ khi sử dụng HĐĐT.

2. Một số nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Ngày 19/10/2019, Cục Thuế TP Hà Nội đăng tải công khai trên website của Cục Thuế TP Hà Nội (6) danh sách 16 tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đợt 1 đủ năng lực đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011, đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 23 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019; và có kinh nghiệm triển khai, có số lượng lớn khách hàng (trên 100 khách hàng) sử dụng dịch vụ HĐĐT và đã chia sẻ kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế để các doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn được biết.

Cục Thuế TP Hà Nội thường xuyên kiểm soát chất lượng dịch vụ, chất lượng kết nối cơ sở dữ liệu của các tổ chức cung cấp, bổ sung các đơn vị đáp ứng và loại trừ các đơn vị không đáp ứng tiêu chí; định kỳ thứ 6 hàng tuần cập nhật trên website của Cục Thuế TP Hà Nội (6) danh sách các tổ chức cung cấp tiếp tục phối hợp với Cục Thuế triển khai HĐĐT trên địa bàn.

Đến năm 2020, Cục Thuế TP Hà Nội đã rà soát và bổ sung thêm 10 Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT tham gia phối hợp với Cục Thuế TP Hà Nội triển khai HĐĐT trên địa bàn. Tính đến năm 2020, tổng số là 26 tổ chức, cụ thể:

  1. CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
  2. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THẺ NACENCOMM
  3. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐÔNG NAM Á
  4. CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
  5. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SOFTDREAMS
  6. CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ T-VAN HILO
  7. CÔNG TY CP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
  8. CÔNG TY TNHH TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHỆ VÀ GIẢI PHÁP CMC
  9. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ IDOCNET
  10. CÔNG TY CỔ PHẦN BKAV
  11. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT
  12. TỔNG CÔNG TY DỊCH VỤ VIỄN THÔNG (VNPT VINAPHONE)
  13. TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL
  14. CÔNG TY TNHH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ M-INVOICE
  15. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TIN HỌC EFY VIỆT NAM
  16. CÔNG TY CỔ PHẦN CYBERLOTUS
  17. CÔNG TY CỔ PHẦN TS24
  18. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ITT
  19. CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIỆT NAM
  20. CÔNG TY CỔ PHẦN MEGABIZ VIỆT NAM
  21. CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ GIẢI PHÁP TÂM VIỆT
  22. CÔNG TY CP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
  23. CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ACMAN
  24. CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NEW-INVOICE
  25. CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN MONET
  26. CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN KHÔNG GIAN SỐ

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín và chuyên nghiệp rất quan trọng, các DN sử dụng HĐĐT chú ý chỉ lựa chọn 1 trong số những đơn vị trên để tránh bị lừa đảo. Trên đây là 26 tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT được Cục Thuế TP Hà Nội đã rà soát và lựa chọn phối hợp, đảm bảo độ tin cậy và uy tín vể dịch vụ HĐĐT tại Việt Nam.

V. Điều kiện được công nhận. Thủ tục phát hành. Quy trình xuất và lưu trữ HĐĐT

1. Điều kiện được công nhận HĐĐT

Khi chuyển sang sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy, thực hiện thông báo phát hành hóa đơn và chuẩn bị mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu hóa đơn theo đúng quy định thì doanh nghiệp còn cần nắm thêm các điều kiện để được công nhận là hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ.

Cụ thể, tại các quy định của pháp luật về hóa đơn đã quy định rõ điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Thứ nhất, cần phải đảm bảo có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Đối với tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn đã được quy định là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
  • Thứ hai, cần phải đảm bảo thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. DN muốn phát hành HĐĐT phải có quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
  • Phải thực hiện thông báo phát hành HĐĐT gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC) và tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
READ  Cách tìm mã số nhạc chờ Viettel 1221 nhanh chóng và chính xác nhất | Avolution.com.vn

Ngoài ra các doanh nghiệp cần phải lưu ý, thông tư 32/2011 chỉ có hiệu lực pháp lý đến hết ngày 31/10/2020. Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 và Thông tư 68. Các nội dung về điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử tại quy định mới cũng cần phải nắm rõ để có thể áp dụng triển khai thực hiện đúng.

Để tạo điều kiện hơn nữa cho các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn trong việc bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

2. Thủ tục phát hành HĐĐT

Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn”. (7)

Thủ tục phát hành HĐĐT gồm 5 bước sau:

+ Bước 1: Doanh nghiệp tìm một nhà cung cấp “phần mềm hóa đơn điện tử”

+ Bước 2: Doanh nghiệp lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Sau khi doanh nghiệp lựa chọn được 1 đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín, doanh nghiệp tiến hành lập quyết định áp dụng HĐĐT gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/20111/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về nội dung của Hoá Đơn Điện Tử).

Hình 2: Ví dụ về Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

+ Bước 3: Nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT lập và gửi HĐĐT mẫu. Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Hình 3: Ví dụ Mẫu hóa đơn điện tử của Viettel

+ Bước 4: Doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) và gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Hình 4: Ví dụ Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

+ Bước 5: Phản hồi của cơ quan thuế

Bên cạnh 5 bước trên, doanh nghiệp cần ưu ý:

Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên ở bước 2, 3 và 4, doanh nghiệp nên lập cùng 1 lúc và gửi cơ quan thuế 1 lần.

Theo quy định của thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp sau 2 ngày làm việc, thì doanh nghiệp nghiễm nhiêm được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.

3. Quy trình xuất HĐĐT

Kế toán của các doanh nghiệp cần nắm rõ đầy đủ quy trình xuất HĐĐT tránh xảy ra tình trạng thiếu sót khi sử dụng HĐĐT:

Bước 1: Truy cập phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 2: Lập hóa đơn và ký điện tử

Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng

Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót nếu có (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)

Bước 5: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

4. Lưu trữ HĐĐT

Hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC (3) để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể:

  • Người bán, người mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

  • Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý về lưu trữ HĐĐT theo Khoản 1, 2, 3, Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (8) cụ thể như sau:

  • Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.
  • Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.
  • Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau: thứ nhất, phải đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ. Thứ hai, phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán. Thứ ba, có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

VI. Top 3 công ty dịch vụ HĐĐT uy tín và phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Đánh giá ưu nhược điểm

Top 3 công ty dịch vụ HĐĐT uy tín và phổ biến nhất trên cả nước là Viettel, VNPT và Misa. Hãy cùng đánh giá ưu nhược điểm về dịch vụ HĐĐT của từng đơn vị này để các doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn và tin tưởng sử dụng lâu dài.

1. S-Invoice

Đơn vị cung cấp: Tập Đoàn Viễn Thông Quân Đội Viettel.

Dịch vụ hoá đơn điện tử S-Invoice đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn về nghiệp vụ hóa đơn điện tử, bảo mật, lưu trữ hóa đơn theo quy định của Nhà nước, phù hợp với đa số loại hình doanh nghiệp, tập đoàn lớn.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice có khả năng quản lý mô hình Tổng Công ty – chi nhánh thành viên, tích hợp sẵn tính năng gửi SMS cho khách hàng của doanh nghiệp, đáp ứng số lượng người dùng lớn, khả năng tùy chọn mẫu hóa đơn linh hoạt, giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính. Đồng thời, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice, doanh nghiệp không còn phải lo thất lạc, giải quyết nỗi lo hóa đơn rách, nhàu nát, hư hỏng, tiết kiệm không gian lưu trữ hóa đơn: khi cần kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn điện tử hoặc xem online trên hệ thống là được; không phải lo hóa đơn bị thất lạc trong kho hoặc bị rơi mất ở đâu; không mất thời gian tìm kiếm toàn bộ hóa đơn được lưu trữ. Đặc biệt có độ an toàn, tính chính xác cao: doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm tránh được các rủi ro không đáng có, hạn chế được việc làm giả hóa đơn, sửa và in hóa đơn nhiều lần… gây mất thời gian, khó đảm bảo tính chính xác về thông tin.

Bên cạnh đó, S-invoice tồn tại nhược điểm như: để sử dụng được S-invoice yêu cầu doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng tốt để triển khai, nhân lực phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và giá thành đầu tư ban đầu không rẻ. Tuy nhiên so với ưu điểm vượt trội và chức năng gần như toàn diện của S-invoice thì nhược điểm trên cũng ko đáng kể, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động khắc phục được.

2. VNPT-EINVOICE

Đơn vị cung cấp: Tổng Công ty Dịch vụ Viễn Thông VNPT

Với thế mạnh về hạ tầng truyền dẫn, hệ thống data center lớn và hiện đại nhất Việt Nam, kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống,…VNPT là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đã xây dựng và áp dụng thành công giải pháp Hóa đơn điện tử. Khách hàng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT-EINVOICE đã lên đến hàng trăm đơn vị, tập trung chủ yếu là các tập đoàn, doanh nghiệp nội địa lớn trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Ưu điểm VNPT-EINVOICE là dễ dàng kết nối/tích hợp với các hệ thống CRM, ERP, Kế toán, tính cước,…để liên thông và tự động hóa toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Cho phép xuất hóa đơn dưới nhiều hình thức: xuất hóa đơn lẻ khi phát sinh giao dịch, xuất hóa đơn định kỳ theo lô. VNPT-EINVOICE giúp triển khai hệ thống quản lý và phát hành hóa đơn tập trung tại Trung tâm, cho phép các đơn vị thành viên thực hiện xuất, gửi và khai thác hóa đơn. Đặc biệt, có chức năng tích hợp sẵn giải pháp ký số cho hóa đơn, do đó doanh nghiệp không cần phải tìm nhà cung cấp chữ ký số nữa.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng tốt để triển khai VNPT – Invoice; bên cạnh đó nhân lực cần có thái độ tích cực khi tìm hiểu, cập nhật các kiến thức mới một cách kịp thời và doanh nghiệp cần mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,…

3. MeInvoice

Đơn vị cung cấp: Công ty Cổ phần Misa

Ưu điểm nổi bật của MeInvoice phải kể đến như: đa nền tảng, đa tích hợp, sử dụng công nghệ bảo mật Blockchain bản quyền. MeInvoice có thể kết nối với phần mềm kế toán, giúp quản lý chặt chẽ toàn bộ hệ thống kế toán trong công ty, dễ dàng xuất hóa đơn liên kết với việc ghi nhận doanh thu trên PM.

Bên cạnh đó, MeInvoice cũng có nhược điểm như: giá thành đầu tư ban đầu không rẻ do phải mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,…Đặc biệt, đối với những công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa thì bắt buộc phải sử dụng MeInvoice.

Trên đây là ưu nhược điểm nổi bật của 3 nhà cung cấp uy dịch vụ HĐĐT uy tín nhất hiện nay. Trong đó, dịch vụ hoá đơn điện tử S-Invoice của Viettel vẫn luôn giữ vị trí dẫn đầu, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tin dùng. Để hiểu rõ hơn về S-Invoice, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể các bước thực hành sử dụng.

VII. Thực hành sử dụng HĐĐT Viettel

1. Cách lập hóa đơn nháp và hóa đơn điện tử Viettel

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”

Sau khi đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)

Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:

Điện thoại

Tên người mua

Mã số thuế (MST)

Địa chỉ Email

Tên đơn vị

Địa chỉ

Đối với khách hàng đã tồn tại (đã có trong CSDL)

Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại” khi nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “Tìm kiếm”.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thiết lập thông tin giao dịch

Phần Thông tin người bán: giữ nguyên.

Phần Thông tin giao dịch: các trường cần nhập dữ liệu bao gồm:

Hình thức thanh toán (*)

Loại tiền (*)

CK: Chuyển khoản

DTCN: Đối trừ công nợ

KHAC: Các hình thức khác 

TM: Tiền mặt

TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thiết lập dữ liệu cho “Chi tiết hóa đơn”

READ  4 Cách kiểm tra cước Viettel cho thuê bao trả sau miễn phí 100% | Avolution.com.vn

Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu:

Loại hóa đơn

Mã hóa đơn

Ký tự hóa đơn

Ngày lập

– Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.

– Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.

Đồng thời mục “Chi tiết hóa đơn” cũng sẽ xuất hiện lúc này.

Bạn có thể tự tạo một hóa đơn chi tiết ngay trên trường thông tin này.

“Cột điều chỉnh”: dùng để thiết lập các hạng mục của một hóa đơn.

Nút “Hàng hóa”: cho phép tra cứu và thêm các danh sách hàng hóa.

Nút “Ghi chú”: tạo ghi chú cho hóa đơn.

Nút “Chiết khấu”: cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn.

Nút “Bảng kê”: cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn.

Nút “Phí khác”: cho phép bạn nhập các hạng mục phí khác nhau của hóa đơn.

Sau khi viết hóa đơn chi tiết, các bạn ấn vào nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn hoặc ấn vào “Lưu nháp” để lưu thông tin hóa đơn đã nhập vào dữ liệu các hóa đơn nháp. Vậy là bạn đã lập hóa đơn và hóa đơn nháp thành công.

2. Cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file

S-invoice hỗ trợ doanh nghiệp nhập liệu nhiều dữ liệu hóa đơn cùng lúc thông qua tính năng “Lập hóa đơn theo file”. Điều này giúp các bạn có thể nhập liệu hàng loạt các dữ liệu hóa đơn với các file mẫu Excel tùy theo từng loại hóa đơn một cách thuận tiện nhất. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn thực hiện “Lập hóa đơn theo file” trên phần mềm S-invoice.

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn theo file”

Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn”, sau đó chọn “Lập hóa đơn theo file”.

Bước 2: Chọn loại hóa đơn và tải file Excel

Chọn loai hóa đơn để chọn file mẫu phù hợp, ấn vào link “Tải file import mẫu (XLS)”. Sau đó mở file mẫu lên và thực hiện các thao tác nhập dữ liệu ở bước tiếp theo.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu

Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:

STT

Nhóm hóa đơn (*): các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn

Nhóm Thông tin người mua

Mã KH

Họ tên

Địa chỉ

Điện thoại

Email

Mã số thuế

Loại giấy tờ

Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”)

Tên đơn vị

Nhóm Thông tin giao dịch

Hình thức thanh toán (*)

Thanh toán (*)

Loại tiền (*): nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD)

Nhóm Thông tin hàng hóa

Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa:

Hàng hóa

Ghi chú

Chiết khấu

Bảng kê

Phí khác

Mã hàng hóa/dịch vụ

Tên hàng hóa/dịch vụ

Ghi chú

Số lô

Hạn dùng

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Thuế suất

Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn

Lưu ý:

Các trường có dấu (*) là dữ liệu bắt buộc.

Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn” khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.

Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S-invoice bạn chọn nút “Chọn file”.

Sau khi tải dữ liệu từ file Excel lên, tại giao diện “Lập hóa đơn theo file” bạn bổ sung thêm các thông tin trong mẫu sau:

Mã khách hàng

Loại tiền

Loại hàng hóa: cho phép lựa chọn các loại như: “Hàng hóa”, “Ghi chú”, “Chiết khấu”, “Bảng kê”, “Phí khác”

Ghi chú

Số lô

Hạn sử dụng

3. Các trường hợp cần lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn sai bị hủy cần thay thế (nếu cần).

Bước này giúp người dùng kiểm tra lại lỗi sai trong hóa đơn điện tử sai sót, để điều chỉnh lại những lỗi sai trong hóa đơn thay thế.

Bước 2: Người dùng nhấn vào icon của dòng tương ứng với hóa đơn cần thay thế thông tin → Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để người dùng chọn.

Bước 3: Người dùng chọn “Lập hóa đơn thay thế” → Hệ thống hiển thị cửa sổ “Lập hóa đơn thay thế”.

Cửa sổ lập hóa đơn thay thế

Khung thông tin chung:

Khung thông tin khách hàng: thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc sai thông tin nào thì người dùng chỉnh sửa thông tin đó trên hóa đơn thay thế.

Chú ý: Người lập cần phải lập đầy đủ các thông tin: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) vì đó là những trường thông tin bắt buộc phải có. Nếu không lập đầy đủ hệ thống sẽ báo lỗi. Trường hợp khách hàng là cá nhân không có mã số thuế thì sẽ hiển thị pop-up thông báo: “Bạn kiểm tra chắc chắn đây là đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu nên không có mã số để nhập”, điều này giúp người dùng kiểm tra lại chắc chắn thông tin về mã số thuế khách hàng.

Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này không được phép chỉnh sửa.

Khung thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn.

Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa.

Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa.

Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa.

Ngày lập: nếu không chọn thì ngày lập là thời điểm hiện tại của hệ thống. Còn nếu chọn thì phải đảm bảo ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.

Hình thức thanh toán: người dùng lựa chọn theo các hình thức như: tiền mặt, chuyển khoản.

Khung thông tin bổ sung:

Văn bản thỏa thuận: người dùng nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc.

Ngày thỏa thuận: người dùng nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc.

Biên bản thỏa thuận: cho phép người dùng tải lên file biên bản thỏa thuận với các loại file .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg với dung lượng tối đa là 5MB.

Khung chi tiết hóa đơn: nếu hóa đơn gốc sai thông tin nào thì sẽ sửa đổi thông tin đó: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Cách thực hiện sẽ tương tự như lập hóa đơn điện tử.

Bước 4: Sau khi đã lập hóa đơn thay thế hoàn tất, người dùng nhấn “Cập nhật” để lập hóa đơn thay thế.

Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.

Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn thay thế thành công. Hệ thống thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, số hóa đơn, mã số bí mật”.

Hóa đơn vừa lập sẽ được hiển thị lên “Danh sách hóa đơn”. Người dùng vào “Quản lý hóa đơn” → “Xem hóa đơn” → “Tải biên bản thỏa thuận” đã đính kèm khi lập.

4. Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh tiền

Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh tiền (nếu cần).

            Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế, chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh tiền

Hệ thống hỗ trợ người dùng điều chỉnh giảm tiền hàng nhỏ hơn hoặc bằng số tiền gốc của hóa đơn

Bước 2: ND nhấn vào icon  của dòng tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh tiền->Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để ND chọn

Bước 3: Người dùng chọn Điều chỉnh tiền->Hệ thống hiển thị cửa sổ Điều chỉnh tiền

NSD nhập các thông tin:

Khung Thông tin khách hàng: các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này không được phép chỉnh sửa.

Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa

Khung Thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn

– Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống

+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)

Lưu ý:

– Hình thức thanh toán: ND chọn 1 trong số các hình thức thanh toán sau:

  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản

Khung thông tin bổ sung:

– Văn bản thỏa thuận: ND nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Ngày thỏa thuận: ND nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Ghi chú: Nội dung ngày không được phép chỉnh sửa

– Biên bản thỏa thuận:

Cho phép người dùng upload file biên bản thỏa thuận, Loại file: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg; Dung lượng file tối đa: 5Mb

Sau khi hóa đơn được lập thành công, người dùng vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập.

5. Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh thông tin (nếu cần).

Lưu ý: Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế (đã thực hiện chức năng Cập nhật kê khai thuế theo tháng tại menu Quản lý hóa đơn/Cập nhật kê khai thuế), chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh thông tin, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh thông tin

Theo Điều 3, Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh trên hóa đơn khi lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

==> Hệ thống không cho phép người dùng điều chỉnh thông tin: Tên người mua/Tên đơn vị/Địa chỉ khi thực hiện điều chỉnh thông tin

Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh:

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo lỗi:

Bước 2: ND nhấn vào icon  của dòng tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh thông tin->Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để ND chọn

Bước 3: Người dùng chọn Điều chỉnh thông tin->Hệ thống hiển thị cửa sổ Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

NSD nhập các thông tin:

Khung Thông tin người mua cũ: các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa.

  • Số điện thoại
  • Mã khách hàng
  • Tên người mua
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ email
  • Tên đơn vị
  • Địa chỉ
  • Loại giấy tờ
  • Số giấy tờ

Khung Thông tin người mua mới: ND chỉnh sửa các thông tin của khách hàng tại đây

  • Số điện thoại
  • Mã khách hàng
  • Tên người mua
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ email
  • Tên đơn vị
  • Địa chỉ
  • Các thông tin sửa đổi sẽ hiển thị trên trường Ghi chú, nội dung diễn giải trên hóa đơn điều chỉnh, hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thực hiện sửa thông tin tại nội dung Ghi chú

Note: Chú về về trường hợp nhập dữ liệu Tên đơn vị, Tên người mua, Địa chỉ, Mã số thuế

Nghiệp vụ ảnh hưởng: Giao diện Lập hóa đơn/Lập hóa đơn nháp/Sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin

Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa

  • Mã số thuế
  • Tên đơn vị
  • Địa chỉ
  • Số điện thoại
  • Địa chỉ email

Khung Thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn

– Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống

+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)

Lưu ý:

– Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Hình thức thanh toán: thông tin này không được phép chỉnh sửa

– Văn bản thỏa thuận: ND nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Ngày thỏa thuận: ND nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc

– Biên bản thỏa thuận:

Cho phép người dùng upload file biên bản thỏa thuận, Loại file: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg; Dung lượng file tối đa: 5Mb

Sau khi hóa đơn được lập thành công, người dùng vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập.

VIII. NGUỒN TƯ LIỆU THAM KHẢO

  • Tổng cục Thuế (2017), Báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử.
  • Bộ Tài chính (2016), Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BCT ngày 23/6/2015.

Tổng cục Thuế (2017), Báo cáo tổng kết thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.

  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Web: http://vanban.chinhphu.vn

  • Văn bản quy phạm pháp luật/ Cổng thông tin điện tử chính phủ

Web: http://www2.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban

  • Tạp chí tài chính/Áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam và một số kiến nghị

Web: http://tapchitaichinh.vn

  • Website của Cục Thuế TP Hà Nội

Web: http://hanoi.gdt.gov.vn

  • Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi Thông tư về hóa đơn

Web: https://luatvietnam.vn

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Web: https://thuvienphapluat.vn

 

IX. BÀI VIẾT LIÊN QUAN

29/12/2020

Doanh nghiệp của bạn đang có ý định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo tinh thần của Nghị định mới. Tuy nhiên, bạn […]

28/12/2020

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới và cũng như hóa đơn giấy, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử […]

23/12/2020

Theo quy định hiện hành, đến ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp đều phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang cân […]

23/12/2020

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh ngày càng phổ biến. Số lượng các văn bản pháp luật về hóa đơn […]

23/12/2020

Trong những năm gần đây, người làm kế toán cũng như chủ doanh nghiệp đã khá quen thuộc đối với khái niệm hóa đơn điện tử. […]

Last modified: 10/05/2022

Author

Comments

Write a Reply or Comment

Your email address will not be published.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud